Facciamo il punto sulle differenze tra ANTICIPAZIONE e RIMBORSO SPESE per i professionisti e sulle relative novità fiscali e contabili

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Nella pratica quotidiana di professionisti ed esercenti arti e professioni, è fondamentale distinguere tra anticipazioni e rimborsi spese, sia per le loro implicazioni fiscali che per la corretta gestione contabile.

Vediamo le differenze principali, accompagnate da esempi pratici e scritture contabili.

1. ANTICIPAZIONI

Le anticipazioni sono somme di denaro che un soggetto professionista ( nel nostro caso) anticipa per conto di un terzo (cliente) per spese relative a un’attività o servizio specifico.

Caratteristiche principali:

• Erogate per conto di terzi: Le anticipazioni non sono un costo proprio del soggetto che le sostiene ma riguardano direttamente il cliente o l’azienda.
• Non costituiscono reddito: Dal punto di vista fiscale, le anticipazioni non rientrano nel reddito imponibile del soggetto che le sostiene.
• Documentazione separata: Devono essere documentate in modo chiaro (fatture o ricevute intestate direttamente al cliente o all’azienda).
• Riferimenti normativi: Nel caso di professionisti, l’art. 15 del TUIR stabilisce che tali somme non sono considerate compensi.

Esempi di anticipazioni:

• Un avvocato che paga marche da bollo per conto del cliente.
• Un commercialista che paga Concessioni Governative a nome del cliente.

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2. RIMBORSI SPESE

I rimborsi spese rappresentano la restituzione di somme di denaro anticipate dal soggetto per svolgere la propria attività. Le spese sono sostenute direttamente dal soggetto, ma a proprio nome, e vengono poi rimborsate dal cliente.

Caratteristiche principali:

• Riguardano spese proprie: Il soggetto sostiene la spesa per svolgere l’attività o il lavoro assegnato.
• Possono essere imponibili: Fiscalmente, i rimborsi spese possono concorrere al reddito imponibile del soggetto se forfettari e salvo che non rientrino in una specifica esenzione (ad esempio, rimborsi a piè di lista documentati e legati strettamente all’attività). Analizzeremo in seguito la parte fiscale così come modificata dal Decreto Legislativo 192/2024.
• Documentazione richiesta: È necessario conservare ricevute e giustificativi che attestino le spese sostenute e i relativi pagamenti tracciati.

Tipologie di rimborsi:

• Analitici: Rimborsi delle spese effettivamente sostenute (es. trasporto, vitto, alloggio), documentati con ricevute.
• Forfettari: Rimborsi calcolati su base forfettaria senza necessità di documentazione specifica (es. indennità di trasferta).

Esempi di rimborsi spese:

• Un ingegnere che si fa rimborsare i costi di trasporto per raggiungere un cliente.
• Un legale che chiede il rimborso per le spese di cancelleria, segreteria e studio.

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In sintesi

• Anticipazioni: Somme anticipate per conto del cliente o del datore di lavoro, non rientrano nel reddito.
• Rimborsi spese: Restituzione di spese sostenute per attività proprie, con possibile imponibilità fiscale.

La registrazione contabile di una anticipazione per conto di un cliente deve essere effettuata in modo da distinguere chiaramente la natura dell’operazione, poiché l’anticipazione non costituisce un costo o un ricavo per l’azienda o il professionista.

Aspetti contabili dell’anticipazione:

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Passaggi contabili

1. Quando si effettua l’anticipazione (pagamento):
   • Si registra un credito verso il cliente per la somma anticipata.
   • La spesa deve essere contabilizzata in un conto apposito, ad esempio “Anticipazioni per conto clienti”, separato dai costi aziendali o professionali.

Scrittura contabile (esempio per un pagamento di 1.000 €):

Anticipazioni per conto clienti   1.000 €    (Conto attivo)

    Banca (o Cassa)                      1.000 €    (Conto patrimoniale)

2. Quando si riceve il rimborso dal cliente:
   • Si registra l’incasso a riduzione del credito precedentemente rilevato.

Scrittura contabile:

Banca (o Cassa)                       1.000 €    (Conto patrimoniale)

    Anticipazioni per conto clienti   1.000 €    (Conto attivo)

3. Se l’anticipazione è direttamente accompagnata da una fattura:
   • Non si tratta di un’anticipazione ma di un costo riaddebitabile. In tal caso, il professionista include la somma anticipata nella fattura emessa al cliente, assoggettandola a IVA (se applicabile).

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Note importanti

• Anticipazioni escluse da IVA: Ai sensi dell’art. 15 del DPR 633/1972, le somme anticipate per conto del cliente non costituiscono base imponibile IVA, a condizione che:
  • Le spese siano intestate direttamente al cliente.
  • L’importo venga separatamente evidenziato nella fattura.

Esempio in fattura:

Corrispettivi professionali     1.500 €

Anticipazioni per conto cliente    1.000 € (art. 15 DPR 633/72)

Totale fattura                   2.500 €

• Documentazione obbligatoria: È fondamentale conservare i giustificativi (fatture, ricevute) che dimostrano la natura dell’anticipazione e il collegamento diretto con il cliente.

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In sintesi

1. Quando si effettua il pagamento, si registra un credito verso il cliente (conto “Anticipazioni per conto clienti”).
2. Quando il cliente rimborsa, si chiude il credito con una registrazione in contropartita.
3. Se l’anticipazione è inclusa nella fattura, occorre indicarla separatamente come esclusa da IVA.

Quando un cliente riceve una fattura d’acquisto relativa a una spesa anticipata dal professionista e successivamente anche la parcella del professionista, è necessario registrare il tutto in modo che le due operazioni siano correttamente correlate.

Le registrazioni contabili del cliente:

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1. Ricezione della fattura dell’acquisto intestata al cliente

La fattura ricevuta dal fornitore (e intestata al cliente) deve essere registrata come un normale costo aziendale, in quanto si tratta di una spesa direttamente riferibile al cliente.

Esempio di scrittura contabile:

• Fattura per un servizio pari a € 1.000 + IVA al 22% (€ 220).

Costo del servizio                 1.000 €    (Conto economico)

IVA a credito                         220 €    (Conto patrimoniale)

     Debiti verso fornitori                 1.220 €    (Conto patrimoniale)

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2. Ricezione della parcella del professionista

La parcella del professionista deve essere suddivisa in:

1. Corrispettivi per il servizio reso (compenso del professionista).
2. Anticipazioni per conto cliente: la somma che il professionista ha anticipato per conto del cliente (esclusa da IVA ai sensi dell’art. 15 del DPR 633/72).

Esempio di parcella:

• Compenso professionale: € 1.500 + IVA al 22% (€ 330).
• Anticipazioni per conto cliente: € 1.220 (non soggetta a IVA).
• Totale fattura: € 3.050.

Scrittura contabile:

Compenso professionale          1.500 €    (Conto economico)

Anticipazioni a favore          1.220 €    (Conto patrimoniale)

IVA a credito                     330 €    (Conto patrimoniale)

  Debiti verso fornitori                3.050 €    (Conto patrimoniale)

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3. Pagamento della fattura del fornitore e della parcella

Pagamento della fattura del fornitore:

Debiti verso fornitori          1.220 €    (Conto patrimoniale)

                      Anticipazioni a favore  1.220 €    (Conto patrimoniale)

Pagamento della parcella del professionista:

Quando il cliente salda la parcella:

Debiti verso fornitori          3.050 €    (Conto patrimoniale)

    Banca (o cassa)                      3.050 €    (Conto patrimoniale)

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Risultato finale

1. Il costo complessivo per il cliente sarà:
   • Il compenso professionale.
   • La spesa originaria (fattura d’acquisto) senza duplicazione delle anticipazioni.
2. Le scritture consentiranno di:
   • Riflettere correttamente il costo totale.

Separare l’anticipazione (che non è un costo del professionista) dai compensi

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Differenze principali tra anticipazioni e rimborsi spese

Aspetto	Anticipazioni	Rimborsi spese
Natura del costo	Per conto del cliente	Proprio del professionista
Documentazione	Fatture intestate al cliente	Fatture intestate al professionista
IVA	Esclusa da IVA (art. 15 DPR 633/72)	Può essere soggetta a IVA
Rilevanza fiscale	Non imponibile, non deducibile	Imponibile (salvo esclusioni), deducibile fino all’entrata in vigore del D.Lgs. 192/2024. NON IMPONIBILI E NON DETRAIBILI DAL 2024 SALVO ECCEZIONI,
Registrazione contabile	Conto patrimoniale	Conto economico

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Conclusione

Comprendere la distinzione tra anticipazioni e rimborsi spese è essenziale per una corretta gestione fiscale e contabile. Nei prossimi articoli, analizzeremo le novità introdotte dal 2025 riguardo ai rimborsi spese e le loro implicazioni pratiche.

A breve:

La nuova normativa sui rimborsi spese 2025: cosa cambia per i professionisti

Spese non rimborsate e limiti di deducibilità: le sfide della normativa 2025

Articolo di Fabiana Nesi

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